Il percorso tipico delle informazioni in ProDoMa può essere sintetizzato come segue.
1.
Configurazione iniziale del fascicolo
Il personale interno autorizzato crea il fascicolo, ne definisce le proprietà, predispone l’elenco documenti e configura visibilità e permessi.
2.
Condivisione e assegnazione
Il fascicolo e/o i singoli file vengono resi disponibili agli utenti interni e/o esterni previsti. Gli utenti non inclusi nel perimetro autorizzato non visualizzano il fascicolo oppure ne hanno accesso limitato in sola lettura, secondo la configurazione applicata.
3.
Avanzamento operativo
I file transitano tra stati predefiniti dall’organizzazione (preparazione, invio, lavorazione, sottomissione, esito di conformità, ecc.). Gli stati consentono di verificare in ogni momento la fase del processo documentale.
4.
Comunicazione strutturata
Commenti e annotazioni restano associati al contesto del file, garantendo tracciabilità rispetto alle decisioni e alle richieste formulate.
5.
Chiusura del fascicolo
Al verificarsi delle condizioni procedurali, un utente interno dotato del permesso di finalizzazione esegue la chiusura formale del fascicolo. In tale stato le modifiche al contenuto sono in genere non consentite o fortemente limitate, coerentemente con le policy aziendali.
6.
Estrazione documentale
Gli utenti con permesso di download possono acquisire copie locali dei file per finalità di conservazione, stampa o analisi offline.